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展览会突发事件应急反应预案白皮书

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2024-09-21 16:22

介绍

在2003年9月11日之前，大部分人对展会安保工作认识就是防范盗窃和非法进入事件的发生。自从911发生后，有关展会运作的每一项工作流程都被上升为安保重点。但现实情况是，人们仍然对展会中突发事件的发生不知所措。由于911的原因，现在大型活动管理者和策划者们必须学会考虑到各种危险发生的可能性。为了应对各种情况，他们开始制作紧急情况反应预案，挑选有能力的安保公司并保持与参展商和观众的联系。

911事件给我们的教训是：安保工作必须要保持常态化，因为我们随时都面临着恐怖主义的威胁。在许多案例中，自然灾害会造成比恐怖袭击更加严重的人身伤害和财产损失。因此，不论是应对自然灾害还是恐怖袭击，危机处理的最有效办法是：制定有效的安保预案和紧急情况反应预案，在危机发生时，应保持和相关方的合作。

紧急情况反应预案应该包含动态和数据两个部分。如果展会是每年举办一次，预案需要适应不同场馆设备和环境条件。需要注意的是，预案的基本结构必须严格固定，这样当危机发生时，在场的每一个人才会知道他们应该怎么做。除了打印和分发预案，安保工作的负责人还需要按照预案开展模拟演习，并使演习成为常态化。我们都知道，危机会造成恐慌，因此，展开模拟演习有助于减轻恐慌情绪，培养人员应对紧急情况的能力。对于模拟演习，应保持至少每换一个新场馆，重新演练一次，要让每个成员熟悉紧急出口的位置、撤离路径，掌握如何迅速处理紧急通道中可能出现的障碍和“危机”。

大多数情况中，紧急情况应急反应预案的制定受场馆条件的制约。第一，场馆工作人员可能没有参与制定或演练过应急预案。场馆翻修或设施变动等，可能会在应对危机处理中产生障碍。第二，当灾难发生时，展商和观众首先会向现场管理者和组织者求助，而不是活动负责人。所以，作为展览场馆的管理者和展览会议活动的组织者，为了你自己也为了你周围人的安全，你应该首先了解面临紧急情况时，如何撤离场馆。

1>制定应急预案

如前所述，应急预案应该涵盖展会管理者，展商和观众。制定预案的最佳办法是成立一个专门的紧急应对小组，这有助于协调和联络各方。应急预案的基本组成应包含以下内容：

1）做好联络和组织架构图，以防因核心员工失联或受伤而无法执行预案。

2）确定指挥中心位置。最好建立2个指挥中心，一个场馆内部；一个远离场馆，在危机对场馆主体造成破坏时启用。

3）确定一个安全的“避难所”位置，用以保障场馆外及场馆内所有人员的安全。

4）根据危机的不同程度进行分级，并据此制定相应应对措施。

5）对所有相关电话号码进行记录，并做好电话系统故障时的备案。

6）制定向展商和观众传递信息的备案

7）制定一个审查场馆应急预案的程序，这不仅有助于了解场馆应对紧急情况的措施如何运作，更让展会管理者可以据此制定有效的备案，以达到和场馆协同应对的效果。

将应急预案的大纲发布在展会网站上是一个好方法，这可以使参观者、展商和他们的家人、朋友清楚地掌握：一旦遭遇突发情况，该如何避险。此外，在避难所上标注标识也是让人们在突发情况下有效避险的好办法。当然，最有效的方法之一还是让人群回到下榻宾馆，并通过宾馆、会议中心和管理机构方面发布实时消息。

2>制定与场馆相协调的应急预案

为了确保预案符合场馆的实际条件，应特别注意以下方面内容：

1）当场馆发生紧急情况时，如何保持信息畅通？

2）谁是信息沟通的主要联络人？

3）警报和广播如何运作？

4）当遭遇紧急情况时，场馆工作人员该做什么？

5）上一次开展应当紧急突发的演习是在什么时候？

6）对残疾人士的撤离方案如何制作？

3>选择安保公司

安保计划和员工将如何保证展会的安全？首先，对于一个安保计划来说，要选择合适的安保公司负责运行。现实中许多时候，选择安保公司不是依靠安保理念，而是对根据财务预算的考量。大体上，这种选择会产生很多问题，并让展会管理者在一些突发情况中处于尴尬地位。目前市场上的安保公司数不胜数，如果你有幸选择了一个专业的安保公司，相信你们之间成功合作的机会将大大增加。

每个安保公司都有出色的业绩。不幸的是，这些业绩往往存在这样那样的问题：要么非常陈旧，要么就是有作假的痕迹。

因此，向其最新服务的三场展会组织方、承办方询问才是最稳妥的。在与组织方、承办方交谈时，切记要询问其对安保公司的评价。另外，调查安保公司的沟通能力也很重要。通过确认起最近的业绩，你可以得到更多关于安保公司的真实信息。

还要向安保公司索要训练手册和保证书。训练手册可以让你知道安保公司是否设立了训练项目，如果设立了，这些项目是否符合你的要求和标准。保证书可以证明投保的保险种类、限制和保额是否符合你的要求。

如果可能，你可以尝试在活动开始前扮作观众来一次暗访，这样能够了解安保公司的实际工作情况和他们的人员构成。如果可以的话，选择和安保公司员工而不是管理者交谈，这会让你对其公司有更深入的了解。最后，调查安保公司的营业额。

注意安保服务费会因城市不同而有差异。如果主办方仅仅凭借去年的安保预算选择承包商，那么你可能要被迫选择开价最低的那家。同样，很多人会对他们的安保公司提出很高的服务标准，这也是一个误区。原因在于，一般安保人员大多只负责展会内公共安保领域的工作，如果你希望得到高水平安保的服务，需要花费更多。

一旦你完成了安保公司的选择，就要尽快与其共同制定安保方案，以便安保公司有充足的时间挑选最合适的人手。除此以外，还要认真与安保公司一起探讨场馆的安保运作方式以及场馆和大型活动之间的协调问题。例如：与场馆协作中有多次出现的同一问题？自动扶梯会否因人流量大产生故障？这些都可以帮助安保公司确定合适的人员完成安保任务。最后，将场馆上一年度的安保工作日程提交给安保公司，以便在制作安保计划时考虑到本场馆的一些特殊因素。

此外，还应该确认安保公司的方案和规定中是否包含突发情况报告，大厅签到表和日常活动报告等信息，记住向安保公司索要一份完整的日常工作报告。

最后，在制作突发情况预案和如何最大程度利用场馆设备方面，你也应该听取安保公司的专业意见，你可以直接询问预案哪处需要改动，有无建议等等。

通常展会开始和结束的时候是盗贼作案的高发时段，要布置足够的安保力量，此外，展会闭展后也是盗窃频发的时段。注意监控夜间场馆的进出路径，对进入大厅的人员进行监视，留意从场馆中移除的废物垃圾。安保公司必须对这些垃圾进行筛选、检查。

要求所有安保人员佩戴无线通信装置，确保管理者可以随时联系他们。

以下列出的展览安保基本要点应被安保公司、展览场馆管理者或展览会议的主办方注意：

1. 关于现场管理，场馆方，装修施工方和安保公司要提供各方安保体系的方案。不过，从根本上来说，展商和雇员对其财物的安全负有主要责任。

2. 切勿打开货箱确认产品或制造商。将公司名称和展棚编号标记在正被运输的货箱上。给承运人提供一份准确完整的提单。

3. 如果有可能，安排人员护送商品或货物安全抵达展馆展台。展台搭建和拆除的时段最易发生偷盗事件，要加倍警惕。其次，展会开幕和闭展后也属于高危时段。一旦展会开幕，应尽量做到最早到达展厅，最晚离开岗位。

4. 对诸如原型或独一无二的珍贵展品要特别关注。如果某件展品确实是独一无二的，举办方可以安排安保人员与展商负责人协商，如果可行，要保证在每天闭展后移动该展品至保险柜，绝不能让其离开安保人员的视线。电子摄像头，电视监控设备和电脑等其他电子设备特别容易遭到盗贼破坏。

5. 每天闭展后，对所有展台进行遮挡，这可以挡住好奇的观众，同时也让窃贼难以挑选目标进而无法实施盗窃。展品和储备物应交予保安公司保管或存放在保险箱中。切勿在展台下存放过多展品和储备物，因为展台是窃贼的首要目标。将垃圾放在过道，这样保洁人员就不需要进入每一个展台。

6. 在展台拆卸阶段，展商应该始终在场，直到空箱被运走，展品打包封箱并贴上适当标签。

7. 为展品购买合适的商业保险，内容涵盖进入和搬出展会的过程。

8. 发现某人任何可疑举动，马上向展会组织者和安保人员报告。

在举办活动期间，每天定点与你的安保公司进行会谈，讨论相关事宜和为即将举办的下个活动制定计划。

通过向展商和观众展示应急反应预案，让每个活动相关方知晓安保措施的基本内容，来达到稳定人心的效果。作为最基本的要求，确保每个人在遇到突发情况时，知道应该去哪里报告和求助。另外，场馆内外都应设有安保岗亭。

确认场馆周围的危险区域，避免观众进入这些区域。建议观众和展商不要佩戴场馆外活动的徽章，因为窃贼会据此判断谁是非专业人士，并将其选为目标。

4>总结

因为911事件所带来的消极影响，安保工作在展会安全、运营的实践中变得愈加重要。因此，活动组织者必须制定计划以应对各种挑战。包括研究一套综合考量场馆方、观众、展商和小摊贩不同利益的动态行动计划。选择一个有竞争力和专业的安保公司需要耗费展会管理者的很多精力，除此以外，当有紧急情况发生时，日常管理工作也会是一大考验。最后，成功的会展管理和应急预案能够保证展商和参观者在活动中享有充分的安全感。

作者：Michael Reichert

Email: ESM@aol.com

中国展览馆协会秘书处林凯珩等编译

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